De vez en cuando, deberíamos parar nuestro frenético día a día profesional para preguntarnos cosas como, ¿somos productivos? ¿conseguimos los objetivos o metas profesionales que nos marcamos? ¿sabemos diferenciar y discriminar entre lo urgente y lo importante?, la respuesta será casi siempre y por desgracia “NO” y la consecuencia no será solo el hecho de tener peores resultados profesionales, sino que, en muchas ocasiones, tendremos más estrés, y creerme, esta segunda consecuencia es todavía peor que la primera.
Los motivos suelen ser muchos, los más extendidos son la mala gestión del tiempo, la falta de planificación y agenda, las interrupciones, las reuniones fuera de hora y tema, la falta de capacidad para delegar y de otras habilidades sociales y emocionales similares, la tendencia a decidirnos por lo “urgente” frente a lo “importante” y en muchos casos nuestra misma falta de productividad, pero en las personas que nos rodean.
Tenemos por suerte a nuestro alcance profesionales y métodos para darle la vuelta a la situación. Cada vez hay más expertos en productividad que avanzan en el estudio de las razones por las que somos improductivos y nos ayudan a identificarlas y a aprender y aplicar métodos muy efectivos, es por ejemplo el caso de Agustín Peralt, Mentor en Productivitat Directiva y su método “F.A.S.E.” (Foco, Atención, Sistematización y Energía).
Todo comienza con el Foco. Como dice Robin Sharma, “tenemos que dejar de gestionar el tiempo y empezar a gestionar dónde nos enfocamos”. Y será en esta fase donde se nos aconseja eliminar los “roba tiempo”, es decir, las interrupciones frecuentes que nos hacen ser menos productivos. Entre estos enemigos encontramos el correo electrónico, el WhatsApp, las redes sociales, Internet, reuniones improductivas, charlas personales y telefónicas … y no es que no sean cuestiones inútiles de nuestro día a día, pero debemos gestionarlas bien y buscar los momentos adecuados para dedicarles su tiempo. En esta fase y, en segundo lugar, se nos recomienda centrarnos en las tareas en las que aportamos más valor, y, al contrario, delegar aquellas otras que pueden realizar otras personas (incluso a veces mejor que nosotros), así como diferenciar i discriminar entre lo urgente y lo importante y priorizar las primeras respecto las segundas. Y por supuesto y también muy importante, aprender a decir “NO”, ¿sabes decirlo?
En segundo lugar, tenemos la Atención. El especialista en productividad habla de la multitarea, ¿Cuántas veces nos paramos y vemos que estamos haciendo dos, tres o cuatro cosas a la vez?, en este punto se aconseja hacer sólo una cosa en cada momento, esto favorecerá la concentración en una tarea concreta y por tanto tendremos muchas más posibilidades de hacerla bien y no cometer errores.
El tercer punto es la Sistematización. Como decía Steven Covey “la clave no está en priorizar lo que tienes en la agenda si no en agendar lo que es prioritario”. Sistematizar consiste en crear hábitos o rutinas, tanto a nivel mensual, como semanal y diario. La disciplina será para esto imprescindible, así como tomar distancia mental para analizar las rutinas diarias y hacerlas más efectivas.
Y en último lugar del método FASE tenemos la Energía. Es el pilar fundamental en cualquier proceso de mejora de la productividad. En concreto se habla de tres energías, la física, la emocional y la cognitiva. La primera, la física, la conseguiremos con una buena cantidad i calidad de descanso, una correcta alimentación y una dosis y frecuencia adecuada de deporte. La segunda, la emocional depende de cómo gestionemos nuestra inteligencia y habilidades emocionales y para esto debemos intentar tener nuestro tiempo de meditación y sobre todo buscar un buen equilibrio entre trabajo y ocio. Y la tercera, la cognitiva, la conseguiremos manteniendo nuestro cerebro en forma, siempre con actitud y ganas de aprender, buenos hábitos de lectura y deseos de mejorar.
En definitiva, un gran método para que todos podamos mejorar nuestra productividad. Porque como decía Peter Drucker “el tiempo es el recurso más escaso; si no se gestiona de forma correcta, nada más puede ser gestionado”. Yo ya he empezado a ser más productivo, ¿y tú?
